Serie: “Activos intangibles sanitarios, AIS, generados por médicos, enfermeros y demás profesionales o prestadores de servicios de salud” #ActivosIntangiblesSanitarios
Como ya vimos, un consultorio, una clínica o una organización sanitaria de cualquier tipo no administra solamente infraestructura, equipamiento y recursos humanos, sino que también administra un patrimonio intangible que puede representar una parte sustancial de su valor económico y de su capacidad competitiva.
Los profesionales y las empresas del sector sanitario suelen gestionar sus activos intangibles de manera fragmentaria, sin una mirada de proyección. Registran una marca cuando empiezan a tener problemas con ella, firman una confidencialidad cuando ya existe información que no desean que circule o se ocupan de los datos después de implementar un sistema informático. Es la gestión “a reacción”.
La gestión estratégica funciona al revés. En primer lugar, hay que hacer un inventario, respondiendo a la interrogante sobre qué activos intangibles existen. Puede tratarse de obras, publicaciones, cursos, fotografías, videos, marcas, dominios, bases de datos, historias clínicas, protocolos, know-how, secretos, desarrollos tecnológicos, investigaciones, estadísticas, reputación, imagen profesional y relaciones contractuales pueden formar parte del mapa.
En segundo lugar, hay que clasificar los AIS, no todo es propiedad intelectual. Podrá encontrarse una obra protegida por derecho de autor, una marca puede estar registrada, una invención puede ser patentable. A la vez también habrá un protocolo reservado que puede estar protegido mediante confidencialidad y secreto empresarial, una base de datos de pacientes estará sometida a las reglas de protección de datos, así como una fotografía puede involucrar derechos de autor e imagen.
Clasificar evita aplicar la herramienta equivocada.
En tercer lugar, luego de identificado el activo, hay que identificar quién es el titular o responsable de dicho AIS. Significa definir quién creó el activo, quién lo financió, quién lo administra, de lo que deriva quién tiene derecho a explotarlo o permitir el acceso. ES muy importante esta definición cuando se trata de creaciones en las que hay participado profesionales, empleados, investigadores, universidades, empresas y proveedores.
En cuarto lugar, hay que documentar lo definido. Los contratos deberían establecer qué ocurre con los materiales preexistentes, los resultados, los desarrollos, los contenidos, las publicaciones, la imagen y la información confidencial.
En quinto lugar hay que tener claro que primero es proteger, luego divulgar como regla de acción en el caso de los AIS. Cuando existe un desarrollo técnico potencialmente patentable, una publicación prematura puede ser perjudicial. Cuando existe información que tiene valor precisamente porque es reservada, divulgarla sin controles puede destruir ese valor.
En sexto lugar haya que analizar la gestión de los accesos, si hay que limitarlos. No todas las personas necesitan acceder a todas las bases de datos. No todos los trabajadores necesitan conocer todos los protocolos. No todos los proveedores deben tener acceso a toda la infraestructura tecnológica. La seguridad es parte de la protección jurídica.
En séptimo lugar hay que procurar tener definida la regulación de los datos desde el comienzo. Los datos relativos a la salud requieren especial cuidado, siendo incluidos por la Ley N.º 18.331 de protección de datos, entre los datos sensibles, estableciendo reglas específicas para su tratamiento. Concretamente, una empresa sanitaria debe saber qué datos recolecta, con qué finalidad, bajo qué base jurídica, quién los procesa y qué medidas de seguridad aplica.
En octavo lugar es fundamental separar la información de casos clínicos de la identidad de pacientes. El conocimiento derivado de la experiencia puede transformarse en publicaciones, estadísticas, investigación y docencia, pero la identidad y los datos de los pacientes no deben convertirse en parte indiferenciada del activo comercial.
En noveno lugar, hay que procurar regular temas de imagen. El caso de imagen de paciente y de profesional son situaciones distintas. La fotografía asistencial, la fotografía científica y la publicidad no son en absoluto equivalentes. Una autorización general es insuficiente para una estrategia de comunicación compleja.
En noveno lugar, hay que tener clara la necesidad de proteger la marca y la identidad digital. Nombre, marca, dominio, redes sociales y contenidos deben pensarse como un conjunto. Una reputación construida durante años puede deteriorarse precipitadamente si los AIS que la identifican no están adecuadamente administrados.
En decimoprimer lugar, hay que establecer una política para la inteligencia artificial. Hay que orientar las definiciones hacia cuáles herramientas de la IA pueden utilizarse, para qué finalidades, con qué información, bajo qué controles y quién revisa los resultados.
En decimoprimer lugar, hay que pensar “the exit”, como se suele decir en el mundo empresarial, preparar la salida. Siempre digo a mis estudiantes que no se puede firmar un contrato sin saber cómo se sale de él. Todo contrato debe considerar qué ocurre cuando termina. En el escenario que hemos estado comentando hay que definit qué pasa con los accesos, con las fotografías, con los contenidos, con los dispositivos, con las bases de datos, con la información confidencial, con publicaciones, así como con los dominios y redes sociales. La terminación no debería ser el momento en que la organización descubre que nunca definió quién era titular de algo.
Autoevaluación básica
A modo de resumen utilitario, formulamos a continuación una serie de preguntas que adaptan las clásicas que se plantean en las auditorías de bienes o activos intangibles en todo tipo de empresas. Se trata de quince preguntas que puede plantearse un profesional de la salud, el titular de un consultorio o de una clínica para conocer sus debilidades o fortalezas en cuanto a sus propios AIS. Ahí van.
1 ¿Está identificado debidamente el patrimonio intangible, los AIS?
2 ¿Conocemos cuáles obras hemos creado en nuestra actividad profesional/empresarial?
3 ¿Tenemos registradas las marcas o identificados y protegidos los nombres comerciales que realmente necesitamos proteger?
4 ¿Tenemos identificada cuál información constituye know-how?
5 ¿Tenemos identificados los secretos empresariales?
6 ¿Quién o quiénes pueden acceder a tales secretos?
7 ¿Qué contratos protegen esa información secreta o reservada?
8 ¿Tenemos identificado al titular o los titulares de los materiales creados por empleados y colaboradores de la actividad empresarial?
9 ¿Cuál es la política empresarial para fotografías e imágenes de trabajadores, clientes o terceros modelos de imagen?
10 ¿Tenemos definido para qué utilizamos los datos de pacientes?
11 ¿Qué control tenemos sobre nuestros proveedores tecnológicos y su relación con nuestros AIS?
12 ¿Contamos con reglas para investigación y publicaciones?
13 ¿En qué circunstancia tenemos previsto el uso de la inteligencia artificial?
14 ¿Sabemos qué ocurre con los AIS de nuestro ámbito empresarial de actividad cuando termina una relación profesional?
15 ¿Podemos demostrar documentalmente lo que afirmamos proteger?
Si varias de las respuestas a estas preguntas son negativas, hay espacios para mejorar. Incluso habiendo reconocimiento de AIS o registro, sin una gestión pensada u organizada, no hay protección real. Por lo tanto, hay pérdida de valor económico.
No alcanza con registrar una marca ni tener una extensa o detallada cláusula de confidencialidad, si la efectiva aplicación del uso de la marca o del respeto a la confidencialidad no se practica en la empresa. En este caso como en los varios que hemos comentado, se trata de partir de la existencia de un bien definido en cuanto a titularidad de derechos, montando una organización o sistema eficaz de protección. Para un profesional independiente, el paso uno es comenzar con un inventario de sus obras, marcas, contenidos, fotografías, materiales, conocimientos reservados y contratos. Para una clínica o empresa, tal vez el paso uno es formular una política permanente de gestión de intangibles que le permita saber en qué dirección de gestión se encamina.
Todas estas definiciones permiten que lo básico tenga sentido: que no haya activos de la actividad sanitaria sin protección, y que no se esté gestionando equívocamente nada perteneciente a otra persona.
Los AIS no siempre aparecen en el balance de la empresa, pero constituyen un valor estratégico que se refleja en la organización empresarial cualquiera sea ella.
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