Serie: “Activos intangibles sanitarios, AIS, generados por médicos, enfermeros y demás profesionales o prestadores de servicios de salud” #ActivosIntangiblesSanitarios
Uno de los problemas más frecuentes en materia de activos intangibles aparece cuando termina una relación profesional. Durante años, una clínica y un médico pueden trabajar conjuntamente y se van creando protocolos, cursos, publicaciones, fotografías, campañas, materiales docentes, bases de datos y otros contenidos. Mientras la relación funciona, nadie pregunta demasiado por la titularidad, pero el conflicto aparece cuando una de las partes se separa.
De plano surge la pregunta respecto de la titularidad de lo creado durante tantos años, cuando nada se pactó. No existe una respuesta única para todos los casos. Depende de la naturaleza del vínculo, la legislación aplicable, el tipo de activo, quién lo creó, con qué recursos, bajo qué instrucciones, qué contrato existía y cuál era la finalidad de la creación. Evidentemente, la situación es o puede ser de incertidumbre. Por ello, el contrato es una herramienta fundamental.
En primer lugar, en una relación profesional debería quedar claro qué elementos aporta cada parte al comenzar. El profesional puede aportar conocimientos, materiales, fotografías, cursos o publicaciones preexistentes. La institución puede aportar su marca, infraestructura, bases de datos, software y recursos humanos.
En segundo lugar, es importante establecer qué se crea durante la relación, que se espera que sea generado. Puede distinguirse entre: activos preexistentes, que pertenecen a quien los aportó, salvo pacto válido en contrario; frente a activos creados específicamente para la institución, que pueden estar sujetos a cesión, licencia o régimen de titularidad determinado contractualmente.
También se puede identificar información confidencial de la institución, que permanece sometida a las obligaciones correspondientes, así como conocimiento profesional general, que no debería confundirse con información confidencial empresarial. Esta clasificación puede evitar muchos conflictos.
Pensemos en el caso en el cual un médico redacta un libro durante su actividad profesional. Por el solo hecho de trabajar en una clínica no debería encontrarse ante la incertidumbre de si el libro pertenece a la institución. Sin embargo, si la clínica contrató específicamente la elaboración de un manual institucional, proporcionó los contenidos, pagó la producción y estableció su finalidad, la situación puede ser diferente.
En la generación de los AIS la documentación del proceso resulta esencial. Conviene conservar versiones, correos, contratos, órdenes de trabajo, archivos originales y registros de entrega. La propiedad intelectual tiene una dimensión jurídica, que incluye una dimensión probatoria y no olvidemos que “probar es vencer”.
Algo similar sucede con los desarrollos técnicos. Si un equipo de investigación crea una solución tecnológica utilizando recursos de una institución, debe determinarse quién participa, quién financia, quién aporta conocimientos y quién tendrá derecho a solicitar la protección correspondiente.
La situación de los colaboradores externos también merece atención. Una clínica puede contratar a un diseñador para producir su identidad visual, a un fotógrafo para realizar imágenes institucionales, a una productora para generar videos o a un programador para desarrollar una plataforma.
En todos estos casos, pagar el trabajo no puede considerarse equivalente a regular los derechos de explotación automáticamente. Hay que negociarlo y pactarlo contractualmente.
Si una fotografía será utilizada solamente en una página web, por ejemplo, puede bastar una licencia adecuada para esa finalidad. Si la empresa pretende utilizarla durante años en campañas internacionales, el contrato debería reflejar esa realidad, debe formularse distinto para curir el uso en este caso.
La relación entre las partes también puede involucrar cuentas digitales. Las contraseñas y los accesos a redes sociales, sistemas de gestión y plataformas deberían estar bajo control institucional cuando la cuenta pertenece a la empresa. No es recomendable que el acceso estratégico dependa exclusivamente de una persona.
Asimismo, la salida de un profesional debería activar un procedimiento en este contexto, que incluya revocación de accesos, devolución de información, recuperación de dispositivos, revisión de materiales, continuidad de publicaciones, mantenimiento o retiro de fotografías y actualización de sitios web deberían formar parte de la gestión ordinaria.
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