Serie PI para Bibliotecas - Biblioteca de Propiedad Intelectual Aplicada #BibliotecaPIAplicada
La gestión bibliotecaria requiere una diversidad de contratos. Algunos se celebran con editoriales y autores; otros, con proveedores tecnológicos, instituciones educativas, investigadores o entidades que participan en proyectos de digitalización.
El director de una biblioteca no necesita redactar personalmente todos los contratos, eso lo realizan los asesores legales del servicio al que pertenece la biblioteca o, eventualmente, contratados al efecto. Pero sí debe conocer las cuestiones que requieren una previsión específica. Una cláusula insuficiente puede comprometer la continuidad de un servicio, limitar el acceso a una colección o generar costos que no fueron considerados al contratar.
Los contratos deben identificar con claridad las obras y los materiales comprendidos, los derechos que se autorizan, la duración del acuerdo, las condiciones económicas y las modalidades de utilización permitidas.
También es necesario establecer si la autorización es exclusiva o no exclusiva, si puede extenderse a otras sedes, si comprende el acceso remoto y si permite la conservación de copias de respaldo.
En los contratos tecnológicos, deben contemplarse las actualizaciones, el mantenimiento, la migración de datos, la seguridad, la continuidad del servicio y la recuperación de información al finalizar el vínculo.
La siguiente selección enuncia una selección de contratos que pueden resultar necesarios para una biblioteca jurídica pública. Asimismo, de cada uno de los contratos enunciados se destacan algunas cláusulas representativas del objeto negocial en cada caso a efectos de hacer más concreta la noción de cada uno. Las cláusulas que aparecen son modelos orientativos, que deben adaptarse a la operación concreta, a la titularidad de los derechos, a las condiciones presupuestales y a las normas aplicables.
1 Contrato de autorización de digitalización y puesta a disposición
Este contrato resulta pertinente cuando la biblioteca desea digitalizar una obra protegida y ofrecerla mediante un repositorio, una plataforma o un sistema de consulta.
Cláusula de objeto y alcance de la autorización El titular autoriza a la Biblioteca a digitalizar la obra identificada en el Anexo I, realizar las reproducciones técnicas necesarias para su conservación y almacenamiento, e incorporarla al sistema de consulta institucional, exclusivamente en las modalidades y bajo las condiciones establecidas en el presente contrato.
La autorización comprende la reproducción digital, el almacenamiento electrónico, la indexación y la puesta a disposición de los usuarios autorizados. Cualquier modalidad de utilización no prevista expresamente requerirá autorización adicional.
Cláusula de modalidades de acceso La obra podrá ser consultada en las instalaciones de la Biblioteca por los usuarios habilitados. El acceso remoto, la descarga, la impresión y la reproducción de ejemplares digitales solamente estarán permitidos cuando se encuentren expresamente comprendidos en el alcance de la autorización.
Cláusula de plazo y conservación La autorización se concede por el plazo de [x], sin perjuicio de las obligaciones de conservación y de las condiciones de terminación establecidas en el contrato.
Al finalizar el vínculo, la Biblioteca podrá conservar las copias de respaldo exclusivamente cuando ello resulte necesario para cumplir obligaciones de preservación, siempre que esa conservación se encuentre autorizada y no implique una modalidad de explotación no permitida.
2 Contrato de licencia de libros electrónicos y revistas digitales
Es necesario cuando la biblioteca contrata una colección digital o una suscripción a contenidos electrónicos.
Cláusula de usuarios autorizados. El proveedor concede a la Biblioteca una licencia no exclusiva de acceso y utilización de los recursos identificados en el Anexo I, a favor de [categoría de usuarios], durante el plazo de vigencia del contrato.
La licencia comprende las modalidades de consulta, búsqueda, visualización y descarga expresamente previstas en el Anexo II. No se considerarán autorizadas las modalidades de utilización que no hayan sido convenidas.
Cláusula de continuidad y acceso posterior. Las partes establecerán expresamente si la licencia comprende acceso perpetuo a los contenidos correspondientes a los períodos contratados.
En caso de terminación, el proveedor deberá permitir la recuperación de los contenidos respecto de los cuales se haya pactado un derecho de conservación o acceso posterior, mediante formatos y procedimientos técnicamente razonables.
Cláusula de restricciones. Las restricciones de impresión, descarga, consulta simultánea y acceso remoto deberán identificarse de manera expresa. El proveedor comunicará previamente cualquier modificación de las condiciones de acceso que afecte sustancialmente los servicios contratados.
3 Convenio de depósito de obras en repositorio institucional
Este acuerdo puede utilizarse con autores, docentes e investigadores que desean incorporar sus publicaciones a un repositorio.
Cláusula de autorización de depósito. El autor autoriza a la Biblioteca a incorporar la obra identificada en el Anexo I al repositorio institucional, reproducirla en los soportes técnicos necesarios para su conservación y ponerla a disposición del público en las condiciones de acceso indicadas en el presente convenio.
La autorización no implica la transferencia de la titularidad de los derechos de autor, que permanecerán en el autor o en quien corresponda conforme a Derecho.
Cláusula de titularidad y derechos de terceros. El autor declara que cuenta con las facultades necesarias para conceder la autorización y que ha identificado los materiales de terceros incorporados a la obra cuya utilización requiera autorización adicional.
Cuando la publicación se encuentre sujeta a condiciones editoriales, el autor deberá informar las restricciones aplicables y, cuando corresponda, identificar la versión que puede depositarse.
Cláusula de reutilización. La obra se ofrecerá bajo las condiciones de reutilización indicadas en el registro del repositorio. La Biblioteca no concederá a terceros derechos de explotación que excedan las facultades recibidas del autor.
4 Contrato de encargo de digitalización y reconocimiento óptico de caracteres
Este contrato se utiliza cuando una biblioteca contrata a una empresa para digitalizar materiales, generar archivos electrónicos o realizar reconocimiento óptico de caracteres.
Cláusula de alcance técnico. El contratista realizará la digitalización de los materiales identificados en el Anexo I conforme a las especificaciones técnicas acordadas, incluyendo resolución, formato de archivo, criterios de calidad, tratamiento de imágenes y reconocimiento óptico de caracteres cuando corresponda.
Cláusula de titularidad de los resultados. Las partes establecerán expresamente la titularidad y las condiciones de utilización de los archivos digitales, metadatos y demás resultados del servicio.
La contratación no implica por sí misma la transferencia al contratista de derechos sobre las obras digitalizadas. El contratista solamente podrá utilizarlas para cumplir el objeto del contrato.
Cláusula de confidencialidad y devolución. El contratista mantendrá la confidencialidad de los materiales y de la información a la que acceda durante la ejecución del servicio.
Al finalizar el contrato, entregará a la Biblioteca los archivos y resultados acordados y eliminará las copias que conserve, salvo aquellas cuya conservación se encuentre expresamente autorizada.
5 Contrato de desarrollo y mantenimiento de software bibliotecario
Este acuerdo resulta relevante cuando la biblioteca contrata un sistema de gestión, un catálogo especializado, una plataforma de consulta o una aplicación.
Cláusula de identificación de componentes. El proveedor identificará los componentes preexistentes del software, las herramientas de terceros, las adaptaciones y los desarrollos específicamente realizados para la Biblioteca.
Cláusula de derechos de utilización. La Biblioteca recibirá una licencia de utilización del software durante el plazo acordado, con las facultades necesarias para desarrollar las actividades institucionales previstas en el contrato.
Las partes determinarán expresamente si los desarrollos específicos serán transferidos a la Biblioteca o si permanecerán bajo titularidad del proveedor, así como las condiciones de modificación, mantenimiento y utilización posterior.
Cláusula de continuidad y portabilidad. El proveedor deberá facilitar la exportación de los datos bibliográficos, metadatos y demás información institucional en formatos técnicamente utilizables, conforme a las especificaciones acordadas.
La terminación del contrato no podrá impedir la recuperación de la información que pertenezca a la Biblioteca o cuya conservación corresponda a la institución.
6 Convenio de cooperación y préstamo interbibliotecario
El intercambio de información entre bibliotecas puede requerir acuerdos que regulen el suministro de documentos, las condiciones de consulta y la responsabilidad de las instituciones participantes.
Cláusula de objeto. Las instituciones acuerdan desarrollar un sistema de cooperación bibliotecaria destinado a facilitar la localización y consulta de materiales bibliográficos, conforme a las condiciones previstas en el presente convenio.
Cláusula de derechos de autor. Cada institución será responsable de verificar las condiciones jurídicas aplicables a los materiales que suministre.
El convenio no implica una autorización general para reproducir o distribuir obras protegidas. Las reproducciones, digitalizaciones o modalidades de acceso que requieran autorización deberán contar con el permiso correspondiente o encontrarse comprendidas en una excepción legal aplicable.
Cláusula de utilización por los usuarios. Los materiales suministrados se destinarán exclusivamente a las modalidades de consulta autorizadas. La institución receptora informará a los usuarios las condiciones de utilización y las restricciones aplicables.
7 Contrato de autorización para exposiciones y publicaciones institucionales
Puede ser necesario cuando la biblioteca organiza una exposición, publica un catálogo, elabora una reseña histórica o incorpora imágenes de obras a materiales de difusión.
Cláusula de autorización de utilización. El titular autoriza a la Biblioteca a reproducir la obra identificada en el Anexo I en el marco de la exposición [x] y en los materiales institucionales de difusión expresamente previstos en el contrato.
La autorización comprende las modalidades de reproducción, exhibición y comunicación que se identifiquen en el Anexo II, durante el plazo y en el ámbito territorial acordados.
Cláusula de atribución. La Biblioteca identificará al autor y la fuente de la obra conforme a los datos proporcionados por el titular, siempre que dicha información se encuentre disponible y resulte aplicable.
La autorización no comprende modificaciones de la obra que excedan las adaptaciones técnicas necesarias para su reproducción o exhibición.
8 Contrato de servicios de almacenamiento en la nube y preservación digital
La conservación de archivos digitales puede depender de proveedores externos. En estos contratos conviene contemplar el acceso a los contenidos, la seguridad y la continuidad del servicio.
Cláusula de custodia y utilización. El proveedor prestará los servicios de almacenamiento y preservación de los archivos identificados en el Anexo I exclusivamente para las finalidades previstas en el contrato.
La prestación del servicio no implica la adquisición por el proveedor de derechos sobre los contenidos almacenados.
Cláusula de seguridad y continuidad. El proveedor adoptará las medidas de seguridad y respaldo acordadas para proteger la integridad y disponibilidad de los archivos.
Las partes establecerán los procedimientos de recuperación, exportación y entrega de los contenidos al finalizar el contrato, así como los plazos de conservación y eliminación de copias.
Cláusula de confidencialidad. El proveedor no podrá utilizar los archivos ni la información institucional para finalidades distintas de las previstas en el contrato, incluyendo su incorporación a sistemas de entrenamiento de inteligencia artificial, salvo autorización expresa y jurídicamente suficiente.
Estos modelos no deben convertirse en formularios que se firman automáticamente. La biblioteca necesita identificar primero qué derecho pretende obtener, quién puede concederlo y qué modalidades de utilización son indispensables para su actividad. Un contrato bien elaborado debe permitir que la institución cumpla su función sin adquirir derechos innecesarios ni asumir restricciones que comprometan sus servicios futuros.
LINKs vinculados a este post
Las excepciones del derecho de autor en la gestión de las bibliotecas públicas
PI para Bibliotecas – Serie con 15 post informativos y algunos recursos del tema.
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Biblioteca de Propiedad Intelectual Aplicada:
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Bugallo, B. (2026) Revistas jurídicas académicas y régimen de derechos de autor, derecho uruguayo.
Fotografía de la Biblioteca de la Facultad de Derecho UDELAR. © Beatriz Bugallo 2026
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