Todas las sociedades comerciales funcionan a través de los órganos societarios que, con diversos cometidos, van signando su vida comercial. Entre los órganos preceptivos, que nunca pueden faltar tenemos dos.
Por un lado, el órgano de gobierno (reunión de socios o asamblea de accionistas), integrado por la totalidad de los socios o accionistas, de los titulares de las participaciones sociales, que tiene a cargo los grandes temas de la vida de la sociedad. Así como la constituyó la puede disolver. Así como es competente para decisiones estructurales extraordinarias, es el que todos los años debe reunirse para designar a los soportes del órgano de administración y representación, aprobar estados contables y tomar decisiones sobre los dividentos.
Por otro lado, está el órgano de administración y representación (administrador/es o directorio), integrado - a elección del órgano de gobierno - por socios o por terceros. Serán quienes tomen las decisiones de gestión interna, pudiendo disponer de los bienes que sean necesarios para cumplir el objeto social. Además quien de los integrantes de este órgano sea el o los representantes, será quien relacione a la sociedad comercial que se trate con terceros.
Hay un tercer órgano societario que es facultativo, salvo en las sociedades anónimas abiertas y en las sociedade de responsabilidad limitada con más de veinte socios. Me refiero al órgano de control (síndico/s o comisión fiscal), elegido también por el órgano de gobierno, cuyos cometidos giran en torno a controlar lo que hace el órgano de administración y representación.
En la Ley 16.060 se regula con detalle el funcionamiento de los órganos de las sociedades anónimas. Al tratarse del tipo social que se presume pueda estar integrado por más socios y entender en negocios más complejos, el legislador le dio un tratamiento legal detallado a sus diversos aspectos, entre otros, al funcionamiento de sus órganos.
Sin embargo, que el legislador haya sido minucioso para reglamentar la gestión interna de la sociedad anónima y no haya previsto de manera similar detalles para los otros tipos sociales NO QUIERE DECIR que funcionen así... que no sea relevante documentar el funcionamiento de los órganos sociales.
¿Cómo no documentar decisiones de órganos de gobierno relevantes para el ejercicio de derechos de los socios? En todas las sociedades comerciales debe procederse al reparto de dividendos vencido y ejercicio civil, es el momento en que se decide si se reparten las utilidades o si quedan para el autofinanciamiento societario. Ello es una decisión que debe documentarse. Muchas otras decisiones también.
¿Qué deben hacer? Organizarse de la misma forma. Aún cuando puedan no tener estructuras formales de convocatoria en los contratos sociales, como corresponde que tenga el estatuto de la sociedad anónima...
Corresponde que documenten reuniones de socios en un libro. O por lo menos en actas firmadas por todos los presentes. Temas fundamentales como designación de administrador/representante lo ameritan, sin lugar a dudas.
Si llegara a tratarse de más de un administrador, por lo menos algunas instancias de gestión también corresponde que estén documentadas en colectivo.
Y, por supuesto, anualmente, una vez formulados los estados contables, la reunión de socios debe expedirse aprobado o no tales estados, haciendo referencia a la responsabildad de administradores y al eventual reparto de utilidades.
Motivan estas palabras una sentencia que hoy leí, respecto de una sociedad de responsabilidad limitada en la cual una socia era empleada. Le habían pagado sus salarios, pero no lo correspondiente por utilidades durante el lapso de su doble vinculación con la sociedad. Nunca la habían hecho partícipe de instancias en la reunión de socios. Naturalmente ante el reclamo de los derechos de resultados no percibidos, el Juez hizo lugar.
Todo un tema el anterior, desarrollado en una sociedad de responsabilidad limitada que no tenía documentación interna de control, ni siquiera fiabilidad contable. En el caso pudo probar las sumas correspondientes, y demás extremos del reclamo.
Alguna vez estas situaciones de desprecio de derechos ajenos podrán ser por mala fe, muchísimas de estas situaciones son por ignorancia o abandono de los operadores. Pero en todo caso, siempre, un reclamo por ejercicio de derecho al dividendo (probado que sea que existieron y demás extremos acreditantes de legitimación activa) es fallado a favor del reclamante.
En una sociedad anónima, con las formalidades documentales del caso, la situación hubiera sido muy distinta. Para bien o para mal de la reclamante.
Sentencia a la que hago referencia, en este LINK:
http://jurisprudenciaderechocomercial.blogspot.com.uy/2016/07/srl-derecho-dividendos-de-los-socios.html
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